Les procédures d’enregistrement qui suivent sont des exemples élaborés par des Premières Nations opérationnelles. Nous vous invitons à les utiliser et à les modifier selon les besoins particuliers de votre bureau de gouvernance foncière.

Les procédures d’enregistrement fonctionnent de pair avec les sections « Guide de l’utilisateur du SETPN » et « Modèles et Listes de vérification » du présent document. Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter le technicien du service de soutien du CRGTPN.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Les exemples fournis devront être adaptés en fonction des particularités du Québec concernant les concepts bi-juridiques. Il est recommandé de demander le soutien du personnel du Centre de ressources sur la gestion des terres des Premières Nations pour ce faire.

Lors de l’examen d’actes ou de documents devant faire l’objet d’un enregistrement, le bureau de gouvernance foncière doit s’assurer que la transaction est conforme aux politiques et aux lois en vigueur de la Première Nation.

Vous trouverez des exemples de LISTES DE VÉRIFICATION des transactions en annexe D :

  • Transfert d’intérêt/droit foncier (Qc)
  • Bail
  • Bail et Hypothèque
  • Sous-location
  • Cession de sous-location
  • Servitude, permis

Ces exemples ont été conçus pour être personnalisés par la Première Nation, et il est recommandé que de nouvelles listes de vérification soient créées pour couvrir d’autres transactions nécessitant un enregistrement.

Une liste des actes et documents pouvant être enregistrés/inscrits dans le SETPN est jointe en annexe F à titre de référence.

GRILLE TARIFAIRE DU REGISTRE DES TERRES
Des revenus supplémentaires pour aider au soutien de votre bureau de gouvernance foncière peuvent être générés par le biais de frais exigés pour l’enregistrement.. Assurez-vous de tenir compte du nombre de transactions et du temps requis pour traiter la demande lors de l’élaboration de votre grille tarifaire. Vous pouvez également consulter les sites Web d’autres Premières Nations pour établir des tarifs comparables. (voir l’annexe G)

5 a. PROCESSUS LIÉ AU BAIL SUR DES TERRES

Tous les développements sur les terres de réserve devraient faire l’objet d’un bail officiel dûment enregistré afin de protéger le titulaire du certificat de possession (CP) ou la Première Nation, ainsi que le promoteur.

NOTE À L’INETNTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Au Québec un bail n’est normalement pas considéré comme un droit foncier mais pour les fins de l’Accord-cadre et de la Loi,  les droits du locataire ont été assimilés à des droits fonciers.

Qu’est-ce qu’un bail sur des terres?

Un bail est un contrat ayant force obligatoire qui ;

  • autorise quelqu’un à utiliser une parcelle de terres de manière exclusive pour une période donnée et sous condition du paiement d’un loyer spécifique;
  • accorde un intérêt/droit foncier (Qc) dans une parcelle de terres (pour une plus longue période de temps);
  • peut être cédé à une autre personne ou entreprise;
  • ne peut être annulé à son gré.

Exemples courants de baux :

  • Commerciaux (centres commerciaux, commerces de détail)
  • Résidentiels (unifamilial, multifamilial, duplex, appartements)
  • Récréatifs (piste de course, terrains de sport, terrains en bord de plage)
  • Agriculture (ferme forestière, cultures).

Un bail doit inclure l’information suivante :

  • Locateur / Locataire
  • Les modalités et conditions du bail (portée et durée du bail)
  • L’objet du bail (quelle sera l’utilisation des terres)
  • La description de la parcelle de terres (description s’appuyant sur un arpentage officiel)
  • Le loyer (montant payé pour l’utilisation de la parcelle de terres)
  • La révision du loyer (s’il n’est pas prépayé)

Le bail sera rédigé par les avocats des parties selon les modalités négociées.

PREMIÈRE ÉTAPE : Les négociations

Les négociations seront entreprises entre le titulaire du CP et/ou la Première Nation et le promoteur afin d’établir l’utilisation proposée pour les terres visées, le montant du loyer, les modalités et conditions (tenant compte des lois et règlements de la Première nation portant notamment sur le lotissement et les nouveaux développements; l’aménagement et le zonage ou l’impôt foncier, applicables en matière de gestion foncière).

Approbation de la communauté

Un bail d’une durée de plus de « X » ans sur des terres communautaires peut nécessiter un vote et une approbation des membres de la Première Nation à l’occasion d’une réunion extraordinaire, conformément à l’article « X » du code foncier.

ÉTAPES SUPPLÉMENTAIRES

Ces étapes utltérieures peuvent être effectuées simultanément :

Arpentage

La mesure d’une parcelle de terres, effectuée par un arpenteur des terres du Canada, décrivant la taille de la parcelle de terres, ses limites, les irrégularités du terrain et les endroits où des améliorations ou des modifications ont été apportées. Le résultat final est un plan d’arpentage officiel. Par exemple : Plan 69966 AATC.

Évaluation

Un énoncé écrit de la valeur marchande, ou de la valeur établie par l’évaluateur, d’une parcelle de terres adéquatement décrite à une date précise et pour un usage proposé appuyé par des données pertinentes (comme la valeur d’un bail commercial d’une durée de 49 ans sur 10 acres de terres de la réserve).

Le promoteur et/ou le titulaire du CP ou la Première Nation embauche un évaluateur pour procéder à l’évaluation conformément à un mandat précis (voir l’exemple à l’annexe D). Ce rapport servira de fondement à la négociation du loyer du bail.

Entente de services publics

Le promoteur doit négocier avec la municipalité ou la Première Nation, ou les deux, s’il veut conclure une entente de services publics. Cette entente porte sur les services que la municipalité ou la Première nation fournira, ce qui peut comprendre l’approvisionnement en eau, les égouts, l’élimination des déchets solides, les services de police et la protection contre les incendies.

Exigences techniques (fondées sur les codes provinciaux ou fédéraux ou une combinaison des deux).

Un ensemble complet d’études techniques et de dessins conceptuels est requis pour établir la viabilité du développement proposé. Cela sera présenté au bureau de gouvernance foncière; la municipalité voudra vraisemblablement en obtenir un exemplaire si elle fournit des services publics.

Un avant-projet détaillé devra être jugé satisfaisant par le bureau de gouvernance foncière avant que l’autorisation de construire ou le permis de construction soit délivré.

Exigences techniques générales (conceptuelles) :

  • Général – Sceau et signature professionnel, plan d’ensemble (plan de situation), évaluation géotechnique, travail hors site
  • Bâtiment – Plans du bâtiment (plan conceptuel et élévations des bâtiments proposés)
  • Service d’approvisionnement d’eau – Dessins de conception, emplacement des bouches d’incendie, boucle d’eau de la conduite principale, entente de service d’approvisionnement en eau
  • Services sanitaires – Dessins de conception, service du réseau existant, entente de service, égout d’eaux usées
  • Drainage – Plan de gestion des eaux pluviales, évacuation, niveau d’inondation de 200 ans
  • Route – Dessins conceptuels de route, services publics sur chemin public, permis d’accès
  • Protection contre les incendies – Entente de service, capacité de lutte contre les incendies de la Première Nation
  • Services publics – Ententes de service

Étude d’impact environnemental (EIE)

Une EIE est un processus permettant d’identifier et d’évaluer tous les impacts environnementaux potentiels qui pourraient être liés au projet planifié. Le rapport d’EIE sera réalisé conformément à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale et à la Loi sur les espèces en péril.

Une EIE est un outil utilisé pour promouvoir le développement durable; identifier les impacts environnementaux d’un projet; prévoir la participation et la contribution du public; et minimiser les impacts négatifs (maximiser les impacts positifs) avant que les projets n’entreprennent des « mesures d’atténuation ».

Conclusion du bail

Les deux parties doivent signer le bail (le promoteur et le titulaire du CP ou la Première Nation).

Le bail sur des terres doit être enregistré dans le Système d’enregistrement des terres des Premières Nations (et dans le registre distinct de la Première Nation, le cas échéant).

5 b. PRATIQUES EXEMPLAIRES POUR UN BAIL SUR DES TERRES COMMUNAUTAIRES

Au fur et à mesure que les procédures et les textes législatifs seront élaborés, vous devrez vous assurer que les processus sont conformes à la structure organisationnelle et aux processus de scrutin de la Première Nation énoncés dans le code foncier.

Demande initiale

  1. Préparation en vue de la signature d’un bail – Le promoteur obtient une trousse d’information sur la location auprès du bureau de gouvernance foncière décrivant les procédures de la Première Nation, ainsi que les procédures et les lois applicables en matière de développement foncier, de zonage, d’utilisation des terres et d’environnement.
  2. Le promoteur présente une demande accompagnée d’une proposition conceptuelle au bureau de gouvernance foncière.
  3. Le bureau de gouvernance foncière examine les aspects suivants de la demande :
    1. est-elle complète
    2. les questions impliquant les services de base offerts par la Première Nation (examen par les services internes)
    3. l’utilisation des terres afin de s’assurer qu’elle est conforme aux règlements de zonage (si non, une demande de modification de zonage ou d’utilisation des terres est requise)
  4. Le bureau de gouvernance foncière soumet la demande au comité foncier en vue de formuler une recommandation à l’intention du
  5. Si le Conseil accepte d’aller de l’avant avec la demande, le bureau de gouvernance foncière coordonne la tenue d’une réunion afin que le promoteur présente son projet et entreprenne des négociations avec le chef et le conseil.

Procédures de développement

  1. Le bureau de gouvernance foncière détermine si l’utilisation des terres est conforme aux règlements de zonage (le cas échéant). Si l’utilisation proposée n’est pas conforme, une demande de modification de zonage ou une modification de l’utilisation des terres est requise.
  2. Le promoteur paie les frais requis et présente les demandes et les listes de vérification appropriées :
    1. Modification de zonage (le cas échéant)
    2. Liste de vérification de la demande de modification de zonage (le cas échéant)
    3. Demande de développement
    4. Liste de vérification de la demande de développement
  3.  Le promoteur fournit un résumé des avantages pour la communauté (pour les lotissements ou les développements de (>) 4 lots ou unités destinés à la vente ou à location à des non membres). En plus de mentionner l’augmentation de l’assiette de l’impôt foncier, le promoteur doit fournir un résumé de tous les avantages offerts à la communauté. Cela pourrait inclure des dons égaux ou supérieurs à 5 % de la valeur du projet, ou l’affectation de terrains ou d’installations à des fins de parc, de loisirs ou de logement ou, à défaut, un don en espèces; un espace vert; des sentiers; des trottoirs; des lampadaires; des occasions de formation ou de perfectionnement pour les membres, etc.
  4. Le promoteur présente les documents relatifs aux exigences techniques et d’ingénierie requis pour les projets de développement foncier sur des terres de réserve, notamment tous les plans, documents et signatures et sceaux professionnels requis conformément aux exigences techniques générales.
  5. Le promoteur fournit des copies de toutes les évaluations et rapports environnementaux requis conformément au mandat général pour les évaluations environnementales et l’évaluation des impacts archéologiques (EIA), y compris des copies de toutes les évaluations et de tous les rapports d’impacts archéologiques exigés conformément au Manuel des politiques de la Première Nation concernant le
  6. Le promoteur doit fournir ce qui suit :
    • Évaluation : pour les nouveaux lotissements et les développements multifamiliaux, commerciaux ou industriels, une évaluation de la valeur marchande actuelle du terrain;
    • Une copie d’une vérification de crédit effectuée au cours des sept derniers jours ou une autorisation de vérification de crédit par la Première Nation
    • Une déclaration signée selon laquelle le promoteur ou le demandeur est solvable, n’est pas en faillite et déclare ne voir aucune raison pour laquelle il n’aurait pas suffisamment de fonds pour mener à bien le développement ou l’activité;

Une preuce d’assurance incluant :

    • Une assurance responsabilité civile générale et une assurance tout risque contre les dommages matériels d’au moins 5 000 000 $ couvrant la responsabilité pour les blessures corporelles ou les décès et les dommages matériels;
    • Une assurance automobile pour la responsabilité civile et les dommages matériels d’au moins 5 000 000 $ couvrant l’utilisation de véhicules appartenant ou n’appartenant pas à l’assuré ou l’utilisation de véhicules de location;
    • Une assurance tout risque relative à l’exploitation d’au moins 5 000 000 $ couvrant les risques de blessures corporelles ou de décès ou les dommages aux biens d’autrui découlant de l’existence de toute condition liée aux travaux une fois terminés ou de travaux d’installation ou de réparation pendant la période de 12 mois suivant la délivrance d’un certificat d’achèvement substantiel par la Première Nation;
    • La confirmation que la Première Nation est une assurée désignée dans toutes les polices d’assurance mentionnées ci-dessus (sauf l’assurance automobile), et que toutes les polices d’assurance contiennent une disposition selon laquelle l’assurance doit s’appliquer comme si une police distincte avait été émise pour chaque assuré désigné;
    • La confirmation dans toutes les polices d’assurance mentionnées ci-dessus que chaque entrepreneur engagé dans les travaux doit être désigné comme un assuré supplémentaire relativement à l’exécution des travaux, et chacune de ces polices doit prévoir qu’aucune expiration, annulation ou modification importante à la police ne sera en vigueur tant qu’un préavis de trente jours d’une telle annulation ou modification n’aura pas été donné à la Première Nation par courrier recommandé;
    • Une confirmation signée que le demandeur maintiendra toutes les polices mentionnées ci-dessus jusqu’à ce que le projet de développement et les travaux aient fait l’objet d’une réception définitive.

Exigences relatives aux cautionnements :

  • dépôt d’un cautionnement d’exécution ou d’une lettre de crédit irrévocable d’une banque sous une forme acceptable à la Première Nation d’un montant de $ (120 % du coût estimatif) pour assurer l’achèvement du projet de développement et de l’installation de l’infrastructure ou des améliorations (ce cautionnement ou cette lettre de crédit s’ajoute à toute lettre de crédit ou tout cautionnement exigé par la municipalité pour les travaux hors site);
  • Dépôt d’un cautionnement d’entretien ou d’une lettre de crédit irrévocable d’une banque sous une forme acceptable pour la Première nation d’un montant de                 $ (10 % du coût estimatif) pour une période d’un an suivant l’achèvement des travaux pour assurer l’entretien des travaux et des services et pour corriger toute lacune découverte au cours de la première année d’exploitation.

Les documents juridiques suivants sont requis :

    • Une recherche au Registre des terres des Premières nations datant de moins de 30 jour;
    • Une copie de toutes les ébauches ou versions finales de baux, sous-locations, cessions, ;
    • Une copie de toutes les grèvements/charges (Qc), servitudes y compris les droits de passage ou permis;
    • Une copie du plan des AATC [archives d’arpentage des terres du Canada];
    • Une copie de tous les lotissements et projets d’arpentage existants ou proposés;
    • Une entente signée et attestée afin d’indemniser la Première Nation contre toute perte ou dommage lié au lotissement, au projet de développement ou à l’activité;
    • Une confirmation du droit d’entrée pour la Première Nation et tous les représentants autorisés afin d’inspecter le site et toutes structures ou infrastructure
  1. Permis d’utilisation temporaire (le cas échéant) – voir l’exemple de permis à l’annexe « D »
  2. Le bureau de gouvernance foncière transmet la demande et les documents aux services suivants, selon le cas :
    1. Travaux publics
    2. Comité consultatif sur la gouvernance des terres
    3. Consultant environnemental
    4. Ingénieur-conseil
    5. Consultant en archéologie
    6. Ministère des Transports (en cas de compétences du Ministère pour les routes)
    7. Ministère des Pêches et des Océans
    8. Santé Canada;
    9. Municipalités locales.
  3. Si la durée du bail nécessite l’approbation de la communauté conformément au code foncier, préparer des trousses d’information et coordonner les réunions. (Consulter la section sur le processus de ratification communautaire pour un bail de 49 ans, le cas échéant).
  4. Sous réserve que toutes les exigences, ainsi que tous les règlements et textes législatifs ont été respectés, le bureau de gouvernance foncière avise le promoteur que la demande est prête à être examinée par le conseil de la Première Nation pour décision initiale.

Demande de modification de zonage, de modification de l’utilisation des terres, de permis d’utilisation temporaire (le cas échéant) et de lotissement

  1. Le Conseil examine les demandes de modification de zonage, de modification d’utilisation des terres, de permis d’utilisation temporaire ou de lotissement et les recommandations formulées par le bureau de gouvernance foncière, et le Conseil décide de refuser la demande ou de l’accepter avec ou sans conditions.
  2. Si le Conseil approuve la demande, le bureau de gouvernance foncière transmet une confirmation au promoteur.

Plan de développement conceptuel – Approbation de principe

  1. Le demandeur fournit toute information supplémentaire demandée par le bureau de gouvernance foncière et, s’il ne l’a pas encore fait, le demandeur fournit des plans d’arpentage et des plans techniques et d’ingénierie détaillés.
  2. Le Conseil examine l’information et les recommandations formulées par le bureau de gouvernance foncière et le Conseil décide de refuser la demande ou de l’accepter, avec ou sans
  3. Si le Conseil approuve la demande, le bureau de gouvernance foncière donne une approbation de principe et transmet la confirmation au
  4. Le demandeur peut commencer à concevoir le lotissement ou l’aménagement, mais il ne peut commencer la construction tant que le conseil n’aura pas accordé le permis de développement.

Achèvement substantiel

  1. Le demandeur fournit tous les plans et dessins de l’ouvrage fini disponibles ainsi qu’une déclaration certifiée d’un professionnel agréé et demande une confirmation d’achèvement substantiel.
  2. Si la déclaration certifiée de l’inspecteur en bâtiments agréé est en règle, le bureau de gouvernance foncière délivre un avis d’achèvement substantiel et en informe le demandeur.
  3. Le bureau de gouvernance foncière libère le cautionnement d’exécution, mais conserve un cautionnement d’entretien d’une valeur de 10 % pendant un an.

Achèvement

  1. Le demandeur fournit tous les plans et dessins de l’ouvrage manquants ainsi que les documents certifiant l’achèvement des travaux délivrés par des professionnels agréés.
  2. Si la déclaration certifiée du professionnel agréé est en règle, le bureau de gouvernance foncière enregistre les documents relatifs à l’ouvrage fini et un avis d’achèvement, et en informe le
  3. S’il n’y a pas de défauts ou de problèmes d’entretien non résolus, le bureau de gouvernance foncière libère le cautionnement d’entretien d’une valeur de 10 % dans l’année suivant la délivrance de l’avis d’achèvement substantiel.

5 c. ENREGISTREMENT DE BAIL SUR LES TERRES

Les étapes suivantes (5c à 5k) sont fournies pour aider le bureau de gouvernance foncière à traiter les actes et documents devant faire l’objet d’un enregistrement dans le Système d’enregistrement des terres des Premières nations (SETPN). Des exemples de listes de vérification de documents inscrits au registre sont fournis à l’annexe « D ».

  1. Obtenez la confirmation qu’il n’y a pas de taxes foncières impayées sur le lot.*Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement s’il y a des problèmes non réglés ou des taxes impayées relativement au bail.
  2. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de lot* Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’un bail s’il existe un avis ou un privilège en suspens sur le lot. Assurez-vous qu’il n’y a pas de problème en suspens.
  3. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original signé du bail pour vos dossiers sur les terres et un consentement signé du conseil, le cas échéant, joints à la demande.*Remarque : le bureau de notaire ou d’avocats doit signer la demande à titre de mandataire du demandeur. Si ce n’est pas le cas, demandez-leur de venir au bureau pour signer ou d’envoyer une copie signée numérisée de la première page de la demande. Remplissez la liste de vérification du bail (pour la date de l’acte, utilisez la date inscrite sur le document juridique et non sur la demande) * Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté.
  1. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les documents.
  2. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le
  3. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous, ouvrez SETI (SETPN).
  4. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un acte.
  5. Remplissez la demande en ligne. Si nécessaire, ajoutez des renseignements supplémentaires dans le champ « remarques ».
  6. Sauvegardez
  7. Imprimez la demande
  8. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  9. Classez dans les dossiers en
  10. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention de l’acte est exacte dans le rapport du répertoire de lot et
  11. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  12. Déposez une copie et envoyez le reste avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du registre des lots.
  13. Mettre à jour l’inventaire électronique des terres des Premières

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Date de signature : le Règlement sur le Bureau d’enregistrement des terres des premières nations précise à l’article 22(1) d) que le registraire doit inscrire au répertoire la date de signature d’un document ou, au Québec, la date à laquelle le document est signé conformément aux formalités requises pour sa validité — ou la plus récente des dates, s’il y en a eu plusieurs.

5 d. SOUS-LOCATION

  1. Obtenez la confirmation qu’il n’y a pas de taxes foncières impayées. *Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement s’il y a des problèmes non réglés ou des taxes impayées relativement au
  2. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de lot. * Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’un acte de sous-location s’il existe un avis ou un privilège en suspens sur la propriété. Assurez-vous qu’il n’y a pas de problème en
  3. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original signé du bail pour vos dossiers fonciers et un consentement signé du conseil, le cas échéant, joints à la *Remarque : le bureau de notaire ou d’avocats doit signer la demande à titre de mandataire du demandeur. Si ce n’est pas le cas, demandez-leur de venir au bureau pour signer ou d’envoyer une copie signée numérisée de la première page de la demande. Remplissez la liste de contrôle du bail (pour la date de l’acte, utilisez la date inscrite sur le document juridique et non sur la demande) * Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Date de signature : le Règlement sur le Bureau d’enregistrement des terres des premières nations précise à l’article 22(1) d) que le registraire doit inscrire au répertoire la date de signature d’un document ou, au Québec, la date à laquelle le document est signé conformément aux formalités requises pour sa validité — ou la plus récente des dates, s’il y en a eu plusieurs.

  1. Remplissez la liste de vérification de document de sous-location (pour la date du document, utilisez la date inscrite sur la cession et non sur la demande) * Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté.
  2. S’il s’agit d’un bail antérieur au code foncier, imprimez et remplissez le formulaire de consentement du ministre (le cas échéant) pour ce développement. *Remarque : les opérations relatives à tout bail antérieur au code foncier peuvent nécessiter le consentement du ministre. Puisque la Première Nation remplace maintenant le ministre dans ce rôle, elle doit élaborer un formulaire de consentement/ un timbre pour cette Voir le modèle à l’Annexe « D ».
  3. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les
  4. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le
  5. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous, ouvrez SETI (SETPN).
  6. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un
  7. Remplir la demande en *Inscrire le n° de l’acte de sous-location et/ou du bail dans le champ « remarques ».
  8. Sauvegardez.
  9. Imprimez la demande
  10. Téléchargez le Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  11. Classez dans les dossiers en attente
  12. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention de l’acte est exacte dans le rapport du registre des lots et
  13. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  14. Déposez une copie et envoyez le reste avec le nouveau rapport du répertoire de lots et l’accusé de réception.
  15. Mettre à jour l’inventaire électronique des terres des Premières Nations.

5 e. CESSION D’ACTE DE SOUS-LOCATION

  1. Obtenez la confirmation qu’il n’y a pas de taxes foncières impayées. *Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’une cession si les propriétaires ont des taxes en souffrance. De plus, si vous êtes incapable de contacter un représentant du service des taxes foncières, vous pouvez demander au bureau d’avocat/de notaire de vous transmettre une confirmation et une copie de la recherche relative aux taxes foncières.
  2. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de lot. * Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’une cession s’il existe un avis ou un privilège en suspens sur la propriété. Assurez-vous qu’il n’y a pas de problème en suspens,
  3. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original signé de la cession de l’acte de sous- location pour vos dossiers et un consentement original signé par le propriétaire, le cas échéant, joints à la demande. *Remarque : s’il est indiqué dans la lettre d’accompagnement qu’ils fourniront à notre bureau une mainlevée d’hypothèque dès qu’elle aura été reçue de la banque, vous devez enregistrer la lettre d’accompagnement avec les autres documents. *Remarque : le notaire ou le bureau d’avocats doit signer la demande à titre de mandataire du demandeur. Si ce n’est pas le cas, demandez-leur de venir au bureau pour signer ou d’envoyer une copie numérisée signée de la première page de la demande.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Date de signature : le Règlement sur le Bureau d’enregistrement des terres des premières nations précise à l’article 22(1) d) que le registraire doit inscrire au répertoire la date de signature d’un document ou, au Québec, la date à laquelle le document est signé conformément aux formalités requises pour sa validité — ou la plus récente des dates, s’il y en a eu plusieurs.

  1. Remplissez la liste de vérification de la cession de l’acte de sous-location (pour la date de l’acte, utilisez la date inscrite sur la cession et non sur la demande) * vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté.
  2. S’il s’agit d’un bail antérieur au code foncier, imprimez et remplissez le formulaire de consentement du ministre (le cas échéant) pour ce développement. *Remarque : les opérations relatives à tout bail antérieur au code foncier peuvent nécessiter le consentement du ministre. Puisque la Première Nation remplace maintenant le ministre dans ce rôle, elle doit élaborer un formulaire de consentement/ un timbre pour cette approbation. Voir le modèle à l’Annexe « D ».
  3. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les
  4. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le
  5. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous, ouvrez SETI (SETPN).
  6. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un
  7. Remplir la demande en ligne. *Inscrire le n° de la sous-location et/ou du bail dans le champ « remarques ».
  8.  Sauvegardez
  9. Impromez la demande
  10. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer
  11. Classez dans les dossiers en attente.
  12. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention de l’acte est exacte dans le rapport du répertoire de lot et imprimez.
  13. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  14. Déposez une copie et envoyez le reste avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du réoertoire de lot.
  15. Mettre à jour l’inventaire électronique des terres des Premières Nations.

5 f. HYPOTHÈQUE LIÉE À UN ACTE DE SOUS-LOCATION

  1. Obtenez la confirmation qu’il n’y a pas de taxes foncières impayées. *Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’une hypothèque si les propriétaires ont des taxes en souffrance. De plus, si vous êtes incapable de contacter un représentant du service de la taxation foncière, vous pouvez demander au bureau d’avocat/de notaire de vous transmettre une confirmation.
  2. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de lot. * Remarque : vous ne pouvez procéder à l’enregistrement d’une hypothèque s’il existe un avis ou un privilège sur la propriété. Assurez-vous qu’il n’y a pas de problème en suspens.
  3. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original signé du Formulaire 03 – Hypothèque et des modalités de l’hypothèque pour vos dossiers.
  4. Remplissez la liste de vérification concernant l’hypothèque d’une sous-location (pour la date du document, utilisez la date inscrite sur la demande) * Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté. Si vous enregistrez une cession et une hypothèque, enregistrez d’abord la cession.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Date de signature : le Règlement sur le Bureau d’enregistrement des terres des premières nations précise à l’article 22(1) d) que le registraire doit inscrire au répertoire la date de signature d’un document ou, au Québec, la date à laquelle le document est signé conformément aux formalités requises pour sa validité — ou la plus récente des dates, s’il y en a eu plusieurs.

  1. S’il s’agit d’un bail antérieur au code foncier, imprimez et remplissez le formulaire de consentement du ministre pour ce développement. *Remarque : les opérations relatives à tout bail antérieur au code foncier peuvent nécessiter le consentement du ministre. Puisque la Première nation remplace maintenant le ministre dans ce rôle, elle doit élaborer un formulaire de consentement/ un timbre pour cette approbation. Voir le modèle à l’annexe « D ».
  2.  Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les documents.
  3. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le serveur.
  4. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous.
  5. Allez à Ouvrir SETI (SETPN).
  6. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un acte.
  7. Remplir la demande en ligne. *Inscrire le n° de la sous-location et/ou du bail dans le champs « remarques »
  8. Sauvegardez.
  9. Imprimez la demande.
  10. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  11. Classez dans les dossiers en attente.
  12. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention du document est exacte dans le rapport du répertoire de lot et imprimez.
  13. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  14. Déposez une copie et envoyez le reste avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du répertoire de lot.
  15. Mettre à jour le tableur des prêteurs.

5 g. MAINLEVÉE D’HYPOTHÈQUE

  1. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de
  2. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original de la demande signée par le prêteur.
  3. Remplissez une liste de vérification de la mainlevée d’hypothèque (pour la date de l’acte, utilisez la date inscrite sur la demande) *Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté. *Remarque: le créancier hypothécaire est toujours la banque

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Date de signature : le Règlement sur le Bureau d’enregistrement des terres des premières nations précise à l’article 22(1) d) que le registraire doit inscrire au répertoire la date de signature d’un document ou, au Québec, la date à laquelle le document est signé conformément aux formalités requises pour sa validité — ou la plus récente des dates, s’il y en a eu plusieurs.

  1. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les documents.
  2. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le serveur.
  3. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous.
  4. Allez à Ouvrir SETI (SETPN).
  5. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un
  6. Remplir la demande en *Inscrire le n° de l’acte de sous-location et/ou du bail et le n° de la mainlevée d’hypothèque dans le champ « remarques ».
  7. Sauvegardez.
  8. Imprimez la demande.
  9. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  10. Classez dans les dossiers en attente.
  11. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention du document est exacte dans le rapport du répertoire de lot et imprimez.
  12. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  13. Déposez une copie et envoyez le reste avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du répertoire de lot.

5 h. CERTIFICAT DE DÉCÈS

  1. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de
  2. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original de la demande signée et/ou l’original du certificat de décès ou une copie certifiée conforme du certificat de décès.
  3. Remplissez une liste de vérification du certificat de décès (pour la date du document utilisez la date inscrite sur le certificat de décès).
  4. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les documents.
  5. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le
  6. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous
  7. Allez à Ouvrir SETI/SETPN.
  8. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un acte.
  9. Remplir la demande en ligne. *Inscrire le n° de l’acte de sous-location et/ou du bail dans le champ « remarques ». Écrire également dans le champ « remarques » la mention « Transfert au tenant conjoint survivant » s’il s’agit d’une possession conjointe. S’il s’agit d’une possession commune, vous pouvez enregistrer le certificat de décès À LA SUCCESSION de la personne décédée. Les titulaires d’intérêts/droits fonciers (Qc) peuvent choisir d’attendre de les vendre avant d’enregistrer l’homologation en même temps que la cessio
  10. Sauvegardez.
  11. Imprimez la demande
  12. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  13. Classez dans les dossiers en attente.
  14. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention de l’acte est exacte dans le rapport du répertoire de lot et imprimez.
  15. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  16. Déposez la copie originale et envoyez une photocopie ou des copies supplémentaires avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du répertoire de lot.
  17. Mettre à jour l’inventaire électronique des terres des Premières Nations.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Les concepts de tenance commune (tenancy in common) et de tenance à bail conjointe (joint tenancy) sont des termes utilisés en common law qui ne se traduisent pas directement en droit civil. Le droit civil réfère plutôt à la copropriété indivise en vertu de laquelle plusieurs personnes possèdent en même temps la même propriété qui n’est pas divisée physiquement. Chaque copropriétaire indivise possède plutôt une part dans le droit de la propriété qui est indivise. La copropriété indivise est le concept qui se rapproche le plus de celui de tenance commune.

Par contre il n’y a pas d’équivalence en droit civil au concept de tenance à bail conjointe que l’on trouve en common law. En common law la tenance commune comprend un droit de survie en vertu duquel la part du copropriétaire décédé est dévolue ou transférée au copropriétaire survivant. Par contre, en droit civil, la part indivise du copropriétaire décédé est transmise à ses héritiers ou légataires.

5 i. AVIS

  1. Imprimez et examinez le rapport du répertoire de
  2. Assurez-vous d’avoir au moins un exemplaire original signé du formulaire 04 – Autres actes ou documents enregistrables et un exemplaire original de l’avis (ou de la charge en equity) faisant l’objet de l’enregistrement pour vos dossiers.
  3. Remplissez une liste de vérification d’avis (pour la date de l’acte, utilisez la date inscrite sur l’avis ou la charge en equity). *Remarque : vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement si le document est antidaté.
  4. Demandez au directeur de la gouvernance foncière d’approuver et de signer tous les documents.
  5. Numérisez les documents au format .pdf et sauvegardez le fichier sur le serveur.
  6. Ouvrez Citrix XenApp et connectez-vous.
  7. Allez à Ouvrir SETI(SETPN).
  8. Accédez à l’onglet Actes et cliquez sur Ajouter un acte.
  9. Remplir la demande en ligne. *Inscrire le n° de l’acte de sous-location et/ou du bail et inscrire la date d’expiration de l’avis dans le champ « remarques ». Remarque : dans le cas d’une charge en equity, la date d’expiration est la même que la date d’expiration du bail.
  10. Sauvegardez
  11. Imprimez la demande.
  12. Téléchargez le fichier. Une fois téléchargé, cliquez sur le bouton Modifier et changez le statut de l’acte à REÇU pour envoyer.
  13. Classez dans les dossiers en attente.
  14. Une fois enregistré, assurez-vous que la mention du document est exacte dans le rapport du répertoire de lot et imprimez.
  15. Estampillez sur chaque original le numéro et la date d’enregistrement.
  16. Déposez une copie et envoyez le reste avec l’accusé de réception et le nouveau rapport du répertoire de lot.

5 j. LETTRES D’HOMOLOGATION

Contactez le bureau d’avocats/notaires qui a soumis le document pour enregistrement pour obtenir de l’aide ou des éclaircissements, et le registraire du SETPN d’AANC – téléphone (819) 953-0614.

5 k. DISJONCTION D’UNE POSSESSION CONJOINTE

La possession conjointe peut être disjointe (p.ex., transformée en possession commune) en tout temps de l’une des façons suivantes :

  1. Un tenant conjoint peut transférer son intérêt par écrit à un autre membre de la bande ou à la bande sans avoir à obtenir le consentement de l’autre ou des autres tenants conjoints. Un tenant conjoint ne peut se transférer l’intérêt à lui-même afin de disjoindre la possession conjointe;
  2. Tous les tenants conjoints peuvent conclure un accord écrit de possession commune.

Vous pouvez utiliser l’un des actes suivants pour disjoindre une possession conjointe : transfert, entente ou lettre.

*Remarque : Si les deux individus veulent disjoindre leur possession conjointe, ce serait une bonne idée d’obtenir les signatures des deux individus.

NOTE À L’INTENTION DES PREMIÈRES NATIONS DU QUÉBEC

Les concepts de tenance commune (tenancy in common) et de tenance à bail conjointe (joint tenancy) sont des termes utilisés en common law qui ne se traduisent pas directement en droit civil. Le droit civil réfère plutôt à la copropriété indivise en vertu de laquelle plusieurs personnes possèdent en même temps la même propriété qui n’est pas divisée physiquement. Chaque copropriétaire indivise possède plutôt une part dans le droit de la propriété qui est indivise. La copropriété indivise est le concept qui se rapproche le plus de celui de tenance commune.

Par contre il n’y a pas d’équivalence en droit civil au concept de tenance à bail conjointe que l’on trouve en common law. En common law la tenance commune comprend un droit de survie en vertu duquel la part du copropriétaire décédé est dévolue ou transférée au copropriétaire survivant. Par contre, en droit civil, la part indivise du copropriétaire décédé est transmise à ses héritiers ou légataires.

5 L. CERTIFICAT D’INCAPACITÉ

Contactez le bureau d’avocats/notaires qui a soumis le document pour enregistrement pour obtenir de l’aide ou des éclaircissements et le registraire du SETPN d’AANC – téléphone (819) 953-0614.