Démarrage d'une Première Nation opérationnelle • Manuel de gouvernance foncière (MGF) • Centre de ressources sur la gestion des terres des Premières Nations (CR)

Voici les trois composantes principales qu’une Première Nation opérationnelle devrait habituellement mettre en place lors du démarrage de son bureau de gouvernance foncière :

✓ Plan de travail stratégique
✓ Budget de fonctionnement
✓ Exigences relatives au bureau de gouvernance foncière

PLAN DE TRAVAIL STRATÉGIQUE

Modèle à mettre à jour, collecte d’exemples, conception en atelier
Les plans stratégiques fructueux impliquent une approche organisationnelle inclusive. (Chef et conseil, gestionnaires de services, personnel, etc.) et des liens avec d’autres plans de l’organisation (CCP -Plan stratégique – Plan opérationnel)
Processus de Seabirds à titre d’exemple — Réunion stratégique annuelle avec le Conseil et les membres
- Les stratégies sont revues trimestriellement en fonction des budgets trimestriels
- Consultation communautaire deux fois par an
- Les membres de la communauté peuvent fournir des commentaires ou des préoccupations à tout moment
- Chef et conseil créent un plan stratégique, les gestionnaires font rapport mensuellement des progrès au DG
Liens avec le budget
Les gens
- leaders naturels (conseils)
- Structures gouvernementales traditionnelles
- Systèmes matriarcaux
- Coutumes/clans
- Savoir traditionnel
- Détenteurs du savoir
- Valeurs
- Langue
- Moderne v. contemporain
- Dynamiques communautaires

La liste de vérification suivante donne un aperçu des activités de base qui devraient être envisagées lors du démarrage du bureau de gouvernance foncière d’une Première Nation opérationnelle. Il est recommandé de fixer des échéances et d’identifier les ressources et le personnel requis en plus de noter les problèmes, les défis et les délais pouvant survenir pendant la mise en œuvre. Vous pouvez télécharger l’intégralité du plan de travail en format Excel qui se trouve sur notre site Web (www.labrc.com), lequel peut être modifié pour répondre aux besoins particuliers de votre Première Nation.

1. Mise sur pied du nureau de gouvernance foncière

Achat du mobilier et du matériel de bureau
Préparation de la description du poste d’agent des terres, puis affichage du poste et embauche de l’agent, selon les besoins
Création et tenue d’un système de classement normalisé
Organisation du bureau de l’agent des terres et achat du matériel requis
Fournir à l’agent des terres l’orientation requise au sein du bureau de gouvernance foncière dans un délai de deux semaines suivant la date de début d’emploi (p.ex., codes de sécurité, connexion au système informatique, configuration de la messagerie vocale, boîtes aux lettres, vue d’ensemble de l’organisation, manuel des politiques du bureau, exécution des formulaires administratifs appropriés et procédures de bureau habituelles)
Élaboration du budget initial et plan de travail consolidé
Création et tenue à jour d’un inventaire électronique de toutes les terres de la PN; formation d’autres membres du personnel pour tenir et mettre à jour la base de données
Créer une page Web sur les terres et la tenir à jour selon les besoins (de manière continue)
Élaborer un budget annuel et un plan de travail consolidé pour le prochain exercice
Établir une liste des frais d’enregistrement applicables, approuvée par le chef et le conseil, et en informer les bureaux d’avocats et de notaires
Créer des formulaires d’enregistrement d’intérêts/droits fonciers (Qc) approuvés par le chef et le conseil
Établir des liens et créer des relations avec une ou des municipalités avoisinantes; travailler ensemble sur des projets futurs ou dans le cadre d’ententes de services
S’assurer que le personnel du bureau foncier et les membres du comité foncier sont couverts par une assurance responsabilité.

2. Supervision du personnel du bureau de gouvernance foncière – agent des terres

Aider et fournir des conseils à l’agent des terres concernant des projets individuels
Offrir de la formation à l’agent des terres dans le domaine des successions, de l’octroi des intérêts/droits fonciers (y compris les baux) (Qc), et permis au sujet des propriétés foncières individuelles
Tenir les budgets pour le personnel du bureau de gouvernance foncière et procéder à l’examen du budget sur une base mensuelle
S’assurer que l’agent des terres est connecté au SETPN et reçoit de la formation à cet égard
Effectuer des évaluations du personnel, à la suite d’une période d’essai et sur une base annuelle, fondées sur le rendement individuel conformément aux plans de travail établis
Tenir des réunions d’équipe de manière régulière

3. Création d’un comité foncier (CF) conformément aux dispositions du code foncier

S’assurer que le chef et le conseil établissent le comité conformément au code foncier
Élaborer le mandat du comité conformément aux dispositions du code foncier
S’assurer que les membres du comité signent le mandat et le serment requis
Élaborer un plan de travail, un budget et un calendrier de réunions

4. Exécuter les fonctions et les responsabilités énoncées au code foncier

S’assurer que les tâches suivantes sont accomplies et enregistrées dans le SETPN : intérêts/droits fonciers (y compris les baux)(Qc) et permis (y compris la surveillance et la conformité); recherches sur les terres et vérification des grèvements/charges (QC) existants; successions; et autres questions relatives aux terres, au besoin
Aider les membres et le conseil à rédiger les RCB requises, à compléter les transferts de terres ou les formulaires d’attribution de terre, etc.
Assurer la promotion du bureau de gouvernance foncière auprès des agents immobiliers, des avocats, des banquiers et des promoteurs locaux par le biais d’ateliers, de brochures, du site Web, de la participation à des conseils d’administration ou à des salons professionnels ou des foires commerciales
Produire le rapport annuel pour le prochain exercice financier
Plan d’élaboration des lois, portant notamment sur les intérêts ou droits matrimoniaux, l’indemnisation et l’immunité, le développement immobilier, le zonage, les permis d’exploitation d’entreprise et d’autres selon les priorités énoncées par le chef et le

5. Tenir des réunions avec le CCGT et le chef et le conseil

Rencontrer le CCGT et le chef et le conseil selon le calendrier prévu

6. Partage des connaissances

Travailler avec le CRCCT et d’autres Premières Nations régies par un code foncier afin d’établir un réseau et de partager des pratiques exemplaires

7. Testaments et successions

Coordonner des ateliers sur les testaments et les successions

8. Perfectionnement professionnel

Participer à des ateliers, des cours et des sessions de formation sur les terres (p.ex., groupes régionaux du Centre de ressources, FNA4LM)

9. Phase 2 de l’évaluation environnementale (EE)

S’assurer qu’AADNC complète la Phase 2 de l’ÉES (si nécessaire)

10. Compléter les questions en suspens concernant l’arpentage et les limites

Collaborer avec RNCAN sur la recherche et procéder à l’examen des limites (si nécessaire)

11. Gestion de l’environnement

S’assurer que tous les nouveaux projets sont soumis à une évaluation environnementale comme cela est indiqué dans l’accord-distinct
Élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion environnementale
Élaborer et mettre en œuvre un plan de préparation aux urgences

12. Examen du code foncier

Procéder à un examen annuel du code foncier en vue de procéder à d’éventuelles modifications, y compris des dispositions mises à jour provenant d’autres codes fonciers ou du CRCCT

13. Autre

Procéder à un examen annuel du plan de travail

BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Le CRGTPN a établi un budget type pour les PN de niveaux 1 à 3, y compris un modèle de budget excédentaire afin d’aider les Premières Nations à préparer leur financement de transition.

Planification stratégique, budgétisation et RH – Atelier / PPT (finances, vérificateurs, etc.)
report de la nouvelle structure de financement du protocole d’entente
Exigences de rapport annuel – exemple pour inclure les transactions enregistrées, les réunions des CGF, $$, plan de travail mis à jour, revenus fonciers actuels et toutes les dépenses; autre …
Collecte de données – développer et inclure en tant que demande de soumission sur une base annuelle // réviser le modèle de budget pour inclure les commentaires des sessions… poursuivre la collaboration avec Sandra
FAL, certaines PN ont inclus dans leurs codes fonciers… Lien vers les ressources FMB
S’assurer que les fonds non dépensés sont reportés par les Finances — contactez le technicien de soutien du CR ou Sandra pour obtenir des conseils en vertu du protocole d’entente actuel et du protocole d’entente projeté….
Processus internes – projetez vos coûts réels pour soutenir le report afin de financer votre bureau, CGF et plan de travail stratégique // montrer des exemples de report pour les projets planifiés (aspect juridique, mises à jour de l’arpentage, etc.) // informer les vérificateurs que cela est autorisé dans le cadre du $ $ de GTPN.

EXIGENCES RELATIVES AU BUREAU DE GOUVERNANCE FONCIÈRE

La liste de vérification suivante présente les exigences relatives au bureau de gouvernance foncière en vertu d’un code foncier : (*Remarque : référence croisée avec le plan de travail stratégique)

Préparer un budget pour le bureau de gouvernance foncière conformément à l’entente de financement (deux premières années de financement transitoire (PGE) de 75 000 $) et revenus propres;
Disposer de locaux équipés d’un ordinateur, d’une imprimante/scanneur optique (ScanSnap), d’un appareil photo numérique, d’un appareil GPS portable, d’un traceur (facultatif), d’un accès Internet et des logiciels appropriés;
Mobilier de bureau (bureau, chaise, classeur – résistant au feu si le budget le permet) et fournitures de bureau;
Embaucher le personnel requis ‐ un directeur de la gouvernance foncière et/ou un agent des terres/commis aux terres (descriptions de poste requises);
Retenir les services d’un conseiller juridique qualifié (contacter le CRCCT à ce sujet);
Avoir en main des exemplaires des documents suivants de la Première Nation : code foncier, accord distinct, liste des questions en suspens, plans d’utilisation des terres/plans communautaires globaux (le cas échéant), plan de développement, plan de développement économique, rapport de description légale des terres, manuel de gouvernance foncière, règlements, rapports du système NetLands, rapports provenant des répertoires de lots, liste des possesseurs légaux et rapports de preuves de titre, afin qu’ils puissent être consultés par le personnel;
Le chef et le conseil doivent nommer les membres du comité foncier conformément aux dispositions énoncées dans le code foncier ou les politiques de la Première Nation;
La plupart des codes fonciers offrent une option concernant le système d’enregistrement des terres, soit que la Première Nation choisisse d’établir son propre système d’enregistrement ou choisisse d’utiliser le Système d’enregistrement des terres des Premières Nations (SETPN). Lorsque la Première Nation choisit d’utiliser le SETPN, elle doit obtenir un droit d’accès pour le personnel du bureau de gouvernance foncière ou les membres du personnel doivent obtenir leur propre accès. Le SETPN est basé à Ottawa et tenu par du personnel d’AADNC. Le SETPN est identique su Système d’enregistrement des terres indiennes (SETI), sauf que lorsqu’un document est envoyé pour y être enregistré, il reçoit un numéro d’enregistrement faisant en sorte que l’enregistrement est instantané. Le SETPN est entièrement basé sur le Web, ce qui signifie qu’aucune copie papier n’est envoyée à AADNC, car elles sont transmises de manière électronique. La plupart des Premières Nations ont opté pour le SETPN, car il est peu coûteux (gratuit) et relativement facile à utiliser. De plus, les cabinets d’avocats et de notaires connaissent bien ce système d’enregistrement. Afin d’obtenir un formulaire de demande d’accès et de mot de passe de l’administration centrale d’AADNC, composez le 1‐866‐795-6465 en vous identifiant et en leur indiquant que vous être le directeur ou la directrice de la gouvernance foncière de votre Première Nation, et que vous demandez le plein accès au nom de votre Première Nation;
1. Site Web du SETPN https://pa-ap.aadnc-INAC.gc.ca/Citrix/XenApp/auth/login.aspx (Nouveau lien à venir)
2. Lorsqu’une Première Nation choisit d’utiliser le SETPN, elle devrait le faire officiellement au moyen d’une RCB ou d’une loi qui doit être enregistrée au SETPN.
3. Recevoir de la formation sur l’utilisation du SETPN. AADNC pourra possiblement offrir une courte séance de formation en ligne, ou le personnel du CRCCT pourrait offrir une telle formation.
4. Le chef et le conseil nomme le directeur ou la directrice de la gouvernance foncière (utiliser le titre du poste plutôt que le nom de la personne ou s’il n’y a pas de directeur, l’agent des terres) à titre de registraire des terres de la Première Nation au moyen d’une RCB ou d’une loi (qui doit être enregistrée au SETPN).
5. S’il existe déjà des baux ou des ententes de sous-location de terres sur la réserve, demander au chef et au conseil de décider s’ils seront l’entité qui devra approuver toutes nouvelles cessions, hypothèques ou annulation de ces baux ou d’ententes de sous-location. S’ils choisissent de ne pas le faire, ils peuvent déléguer ce pouvoir au directeur de la gouvernance foncière (ou s’il n’y a pas de directeur, à l’agent des terres).La décision du chef et du conseil devrait être confirmée officiellement au moyen d’une RCB ou d’une loi qui sera ensuite enregistrée au SETPN.
6. S’il existe des baux ou des ententes de sous-location préexistantes, ceux-ci devront être enregistrés dès que possible au SETPN.
Élaborer un plan de travail annuel ou à long terme fondé sur le code foncier à l’intention du bureau de gouvernance foncière et du comité foncier. Cela peut être élaboré en coordination avec le chef et le conseil. Le conseil peut choisir de remplacer un texte législatif adopté en vertu de la Loi sur les foyers familiaux situés dans les réserves et les droits ou intérêts matrimoniaux (L.C. 2013, c. 20), par un texte législatif adopté en vertu de l’Accord-cadre. Les lois sont élaborées et adoptées selon les besoins conformément au code foncier de la Première Nation;
Posséder une carte/un plan à jour de chacune des réserves;
1. Illustration Google Earth de RNCany – http://clss.nrcan.gc.ca/googledata-donneesgoogle-fra.php
2. PLan de RNCAN illustrant toutes les parcelles et tous les lots individuels – http://clss.nrcan.gc.ca/advancedplansearch-rechercheplanavance-eng.php À l’aide de ce plan le directeur de la gouvernance foncière/l’agent des terres peut identifier où se trouvent tous les actes enregistrés. C’est un excellent outil pour bien connaître les réserves.
L’élaboration des formulaires d’enregistrement, des listes de vérification et des grilles tarifaires appropriés pour l’enregistrement de droits ou de documents au SETPN doit être autorisée et approuvée par le chef et le conseil, et cette approbation doit se faire au moyen d’une RCB ou d’une loi. Les sites Web de la Première Nation de Westbank, de la Première nation de Tzeachten et de la Première Nation de Tsleil‐Waututh sont d’excellentes sources d’information pour consulter ce type de formulaires. Ces formulaires ou listes de vérification peuvent être adaptées aux besoins de chaque Première Nation. La Première Nation doit déterminer si elle imposera des frais pour l’enregistrement. La plupart des Premières nations régies par un code foncier imposent des frais pour ce service. En C.-B., les Premières Nations tentent d’être cohérentes les unes avec les autres, et les grilles tarifaires sont normalement accessibles sur le site Web de chaque Première Nation régie par un code foncier ou sur demande. Lorsque les formulaires d’enregistrement et la grille tarifaire sont prêts à être utilisés, ils doivent être envoyés à l’ensemble des bureaux d’avocats ou de notaires et aux chambres immobilières de la région;
1. 1. Site Web de la Première Nation Tzeachten : http://www.tzeachten.ca/
  2. Site Web de la Première Nation Tsleil-Waututh : http://www.twnation.ca/
  3. Site Web de la Première Nation Westbank : http://www.wfn.ca/
Si la Première Nation utilise des certificats de possession (CP), elle devra établir un tableur/une base de données pour toutes nouvelles attributions, nouveaux transferts, etc., car la Première Nation est responsable de la délivrance des nouveaux CP à la suite de l’exécution des nouvelles attributions ou des nouveaux transferts. De plus, si la Première Nation délivre de nouveaux CP, elle devra concevoir son CP (Tzeachten utilise le même format qu’AADNC bien connu par ses membres – la seule différence étant qu’il n’est pas délivré sur du papier de format légal. Le nouveau tableur ou la nouvelle base de données devrait notamment contenir l’information suivante : le numéro de CP (un système de numérotation doit être créé), le nom du titulaire du CP, la description légale, l’intérêt/droit foncier (Qc) et le mode d’occupation des terres s’il y a plus d’un titulaire du CP sur le lot. Puisque AADNC ne génère plus de numéro de CP pour les nouveaux CP délivrés par une Première Nation régie par un code foncier, la Première Nation doit créer son propre système de numérotation afin d’assurer le suivi des CP. Lorsque l’attribution est enregistrée au SETPN, le nouveau numéro de CP peut être ajouté dans la zone des remarques. C’est une bonne idée d’élaborer une loi ou une politique relative aux attributions;
Concevoir un système de classement pour le bureau de gouvernance foncière (cela peut varier selon le nombre de CP, de baux ou de permis enregistrés, le nombre de réserves et le nombre de bandes, ex., le groupe SAY);
Il sera nécessaire d’apprendre à vérifier s’il existe des grèvements/charges (Qc) ou à préparer des rapports sur le statut des terres, car AADNC ne fournira plus ce service pour tout nouveau projet de logements de la bande ou de ou de développement sur les terres (p.ex., baux, permis, attributions, servitudes, hypothèques, etc.). AADNC et le CRCCT peuvent former le personnel sur la manière de procéder à ces vérifications ou la production de rapports sur le statut des terres;
Les évaluations environnementales de sites (EES) des réserves (phase 1) doivent être disponibles pour examen par le directeur ou la directrice de la gouvernance foncière ou l’agent des terres. S’il est nécessaire de procéder à la phase 2 des EES, cela sera indiqué dans le rapport de la phase 1 de l’EES. AADNC finance les projets de la phase 2 de l’EES);
Identifier les dates butoirs et les exigences concernant toutes les lois particulières prévues par le code foncier (par ex., Loi sur les foyers familiaux situés dans les réserves et les droits ou intérêts matrimoniaux L.C. 2013, ch. 20 et le partage des intérêts, loi sur l’utilisation des terres, etc.). Reportez-vous au code foncier concernant les exigences relatives à l’élaboration de lois particulières.

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